Projekte haben einen klar definierten Anfang und ein klar definiertes Ende.
Komplexität
Viele Faktoren, deren Wechselbeziehungen berücksichtigt werden müssen, bilden ein kybernetisches System, dessene Eigenschaften als ein vernetztes Wirkungsgefüge gesehen werden müssen. Dieses zu kontrollieren erfordert vernetztes Denken im Sinne von Frederic Vester 1974.
Einmaligkeit
Die spezifischen Bedingungen, die Ausgangslage und die Zielsetzung des Projekts sind einmalig, d. h. waren genau in diesem Setting noch nicht in anderen Projekten vorhanden.
Begrenzte Ressourcen
Alle Ressourcen wie Personal, Sachmittel, finanzielle Mittel usw. sind nur begrenzt vorhanden.
Risikobehaftung
Da mit einem Projekt in irgendeiner Form Neuland betreten wird, kann man sich nicht in allen Situationen auf Erfahrungswerte beziehen, und so haften Projekten immer auch Risiken an. Insbesondere für Projektleiter, deren Aufgabe es ist die Rollen-spezifische Funktionalitäten auf die Bedürfnisse, Aufgaben und Fähigkeiten jedes Teammitglieds hin zu optimieren.
Das ist ein Projekt:
„Ein Projekt: das ist die wahre
Alternative zum Kreuzworträtselheft,
das wirkliche Gegenmittel
gegen Alzheimer“ Umberto Eco
Auch wenn manche Denker es - z.B. im Schach - weit bringen: Für durchnittliche Menschen wie uns ist die Verarbeitung kybernetischer Systeme auf einige wenige Faktoren beschränkt.
Schon für eine einfache Stakehoder-, oder Einflußanalyse ist der Einsatz einer Excel-Matrize recht hilfreich.
Exzellenzen und Elefanten
Exzellente Projekte
Auch große Projekte können ..
.. auf übersichtliche Arbeitspakete herunter gebrochen werden
Im Januar 2004 landeten nach einer nur dreijährigen Planungsphase, die unter dem enormen zeitlichen Druck eines einzigartigen Startfensters im Jahr 2003 stand, zwei unbemannte Raumsonden auf dem Mars. Das Ziel der Mission der beiden Spirit and Opportunity genannten Raumsonden war, bzw. ist die geologische Exploration des Planeten - insbesondere die Suche nach Hinweisen auf Wasser. Obwohl die beiden mit Spezialkameras und Röntgenspektrometern ausgestatteten Fahrzeuge (Rover) für eine garantierte Lebensdauer von 90 Tagen ausgelegt waren, arbeitete "Spirit" fast sieben Erdjahre, bevor sie sich im April 2009 im Sand festfuhr und 2011 aufgegeben wurde. "Opportunity" hingegen arbeitet bis heute. Folglich kann die Doppelmission der Mars Exploration Rovers bereits jetzt, noch vor ihrem Abschluss, als in technischer und wissenschaftlicher Hinsicht außerordentlich erfolgreich gelten. Kosten: 2,500.000.000 $
Als "Weiße Elefanten" bezeichnet man Planungsleichen und moderne Ruinen - Projekte, die viel kosten, ohne Nutzen zu haben. Bauten und Anlagen die ohne Funktion einfach nur ungeliebt und ungenutzt in der Gegend herumstehen oder vituell vor sich hin modern.
Der Begriff geht auf das alte Siam zurück. Dort galten weiße Elefanten wegen ihrer Seltenheit als besonders exquisites Geschenk. Hier war der Unterhalt eines heiligen/weißen Elefanten zwar etwas ehrenvolles, er "verschlang" aber auch hohe Summen für die Unterhaltung. Gleichzeitig war es nicht gestattet, die Tiere zur Arbeit einzusetzen. Da sie den Beschenkten wegen der hohen Unterhaltskosten oft genug ruinierten, kennen wir eher die übertragene Bedeutung des Begriffs.
„Weißer Elefant“ steht heute für große und i.d.R. teure gescheiterte technische Großprojekte. Für Prestigeprojekte, die nicht durch den von ihnen ausgehenden Nutzen gerechtfertigt werden. Zuweilen wird in Anlehnung an Siam auch dann von einem Weißen Elefanten gesprochen, wenn die Investitionskosten für ein Projekt niedrig, die Folgekosten jedoch hoch sind.
Negativbeispiele, wie Kalkar, Hamm-Uentop und Stuttgart 21 ("Macht und Wille") zeigen, dass die spektakulärsten "Weißen Elefanten" durch Politikversagen entstehen.
Aus weniger umstrittenen Projekten wie dem BER ("Wir haben umfassende Garantien bekommen .. ") oder der Elbphilharmonie ("Albtraum der Finanzierung") können wir jedoch lernen, wie wichtig es ist den Projektumfang, die Ressourcen und den kritischen Pfad im Auge zu behalten. Genau dies kann Microsoft Project Professional.
Projektmanagement
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement (PM) hilft folgende Probleme zu vermeiden, oder zu analysieren:
Erhöhte Projektkosten oder eine Reduktion von Umfang und/oder Qualität der Projektziele
Vertragliche Streitigkeiten und die damit verbundenen Auflösungskosten
Zukünftige Schwierigkeiten werden nicht erkannt oder vertuscht
Verlust einer Anlage oder eines Vermögenswerts im Fall des vollständigen Scheiterns von Projekten
Zusätzliche Umstellungs- und/oder Betriebskosten
Einnahmeverluste von Ihrer Klienten
Den Verlust des guten Rufes aller Projektbeteiligten!
Es ist kein Drama, wenn das Projekt NICHT nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß!
Wenn nicht ..
Aus Negativbeispielen, wie Stuttgart 21, dem Berliner Flughafen und der Elbphilharmonie können wir lernen:
Drängen der Leitung beeinträchtigt die "Realitätstreue" der Mitarbeiter
Bereits eingetretene Terminüberschreitungen werden verharmlost
Bei der Bewertung des Fertigstellungsgrades wird der Restaufwand oft erheblich unterschätzt:
Nicht selten wird für den Restaufwand von 10% über 40% der Entwicklungszeit benötigt
Professionelle Systeme für Projektmanagement und Projektportfolio-Management
Professionelle Systeme erlauben die Auswertung des aktuellen Projektstands nach unterschiedlichen Kriterien, vor allem aber in Bezug auf die Termin- und Kostenplanung. Zum Beispiel mit Hilfe von grafischen Darstellungen und tabellarischen Berichten. Tracking-Funktionen ermöglichen eine zeitnahe, dynamische projektübergreifende Verdichtungen von Kosten, Terminen und Leistungswerten. Es gibt aber auch leistungsfähige Open-Source Software für Projektmanager.
Die Champions: MS-Project und Primavera P6
Obwohl es viele Werkzeuge gibt teilen sich zwei den Markt praktisch alleine.
Marktführerschaft ist eine Frage der Definition. Microsoft Project führt den Markt in Bezug die Zahl der verkauften Lizenzen an.
Ebenso eindeutig ist Oracle Primavera Marktführer, wenn das mit wenigen Lizenzen gemanagte Finanzvolumen der mit diesem Werkzeug verwalteten Projekte zum Maßstab für die Marktführerschaft gemacht wird.
Software Projektmanagement
Der Markt für Projektmanagement-Software groß. Zahlreiche mehr oder weniger ausgereifte Anwendung stehen dem Anwender zur Verfügung, wenn er sich für die Planung auf einer webbasierten Plattform entscheidet.
Soll die PM-Software unter MacOs laufen, so ist die Auswahl geringer. Glücklicherweise sind einige besonders leistungsfähige Programme, z.B. OpenProject und OrangeScrum, javabasiert und daher sowohl unter Linux als auch unter Windows sowie MacOs lauffähig.
Die Zahl der ausschließlich unter Windows lauffähigen Programme ist erstaunlich gering: Neben den Platzhirschen Primavera und Project gibt es das allerdings ebenfalls leistungsfähige Asta Powerproject, das auch auf einem Terminalserver betrieben werden kann.
verwendet Netzpläne, welche die zeitlichen und kausalen Verknüpfungen einzelner Vorgänge eines Projektes in Ihrer gesamtheitlichen Konsequenz grafisch darstellen und numerisch analysieren können (Netzplantechnik). In der Einzelplatzversion (MS Project Client) ermöglicht MS Project dezentrale Projektverwaltung inklusive Multiprojektmanagement, Zeiterfassung, zentraler Ressourcenplanung, Dokumentenmanagement, Zugriffsverwaltung und den Abruf von Berichtsmodulen. Nach serverseitiger Anbindung an den Microsoft Project Server kann die Microsoft Projekt-Professional Version (in Verbindung mit Microsoft SQL Server und den Windows SharePoint Services) auch für das zentralisierte Projektmanagement (Datenhaltung) eingesetzt werden, wobei die Vergabe dezidierter Abfrage- und Eingaberechte für den Project Web Access des Projektteams möglich ist.
setzt für die Projekt-, Termin- und Ressourcenplanung ebenfalls Netzplantechnik nach der Critical Path Methode ein, aber Primavera ist ein Enterprise Project Management-Software-Paket, das es ermöglicht viele Projekte in einer Datenbank zu verwalten und zu steuern. Kurz gesagt: Primavera dient Unternehmen und Körperschaften dazu Projekte einheitlich und vergleichbar zu managen. Aus der Vielzahl von Projekten können auch strategische Entscheidungen abgeleitet werden. Hierfür stellt Oracle zusätzlich integrierbare Werkzeuge, z.B. für Risikoanalyse und Projektfortschreibung bereit. Primavera P6 wurde von Anfang an als Multiuser-Enterprise-Project-Management System konzipiert, während diese Fähigkeit bei Microsoft Project -(Server) nachgerüstet wurde.
Enterprise Resource Planning (ERP) und Project Planning (ERPP)
Da die meisten Veränderungen in Unternehmen als Projekte durchgeführt werden sind die Übergänge zwischen ERP und ERPP fließend. Die Systeme sind modular aufgebaut. Ein ERP-System ist eine komplexe oder eine Vielzahl miteinander kommunizierender Anwendungssoftware bzw. IT-Systeme, die zur Unterstützung der Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens eingesetzt werden.
Referenzen
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